1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón Social: VERMEER VE GROUP S.A.S.
• NIT: 901.980.141-2
• Dirección Física: CR 65 35 – 33  ITAGÜÍ – ANTIOQUIA
• Correo Electrónico de Habeas Data: sistemas@vedelivers.com
• Teléfono: +57 301 3827808

2. MARCO LEGAL

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (Artículo 15), la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, dejen sin efecto o sustituyan.

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales recolectados por VERMEER VE GROUP S.A.S. a través de su gestión comercial, formatos de reporte de negocio, soporte digital y su ERP Odoo, se tratarán de acuerdo con los siguientes grupos de titulares:

• 3.1. Clientes y Prospectos (Gestión Comercial y Crédito):

• Creación, actualización y registro en el sistema ERP Odoo utilizando el Registro Único Tributario (RUT) y formatos de negocio.
• Recolección, almacenamiento y análisis de Estados Financieros, con el fin exclusivo de evaluar el riesgo patrimonial, la capacidad de pago y la asignación de cupos de crédito comercial para la adquisición de maquinaria.
• Evaluación, estudio de riesgo, análisis crediticio y verificación de antecedentes comerciales o financieros a través de centrales de riesgo (DataCrédito / Cifin).
• Gestión de facturación, cobro persuasivo, cartera y recaudo.
• Envío de información comercial, catálogos de maquinaria especializada y partes para el Agro, Biomasa, Redes de Acueducto y Alcantarillado, Energía Solar, Oil and Gas y Telecomunicaciones.
• Invitaciones a eventos, ferias del sector agroindustrial e infraestructura, y campañas de fidelización.

• 3.2. Proveedores y Contratistas

• Vinculación comercial, órdenes de compra y pago de servicios.
• Creación, actualización y registro en el sistema ERP Odoo utilizando el Registro Único Tributario (RUT).
• Verificación de cumplimiento tributario, parafiscal e historial comercial.

4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES (VIDEOVIGILANCIA)

VERMEER VE GROUP S.A.S. informa a sus accionistas, proveedores y visitantes que cuenta con sistemas de videovigilancia en sus oficinas, almacén, bodegas, taller y centros de exhibición de maquinaria; así como un sistema automatizado de reconocimiento facial para el control de acceso e ingreso al edificio corporativo.

• Finalidad: Garantizar la seguridad de las instalaciones, la protección de los bienes y la restricción de acceso a áreas críticas.
• Carácter Facultativo: Se informa expresamente a los titulares que, por tratarse de datos sensibles (biométricos), el otorgamiento de la autorización es completamente voluntario y facultativo. En caso de que un titular decida no autorizar el uso de su reconocimiento facial, la compañía dispondrá de un mecanismo alterno de identificación e ingreso que no vulnere sus derechos.
• Tratamiento y Seguridad: Los vectores, plantillas y registros de reconocimiento facial, al igual que las grabaciones de video, serán almacenados localmente en unidades de disco duro integradas a sistemas cerrados de grabación digital (DVR), bajo la custodia física del personal autorizado y el área de TI. No se transmiten a servidores externos ni a la nube, y cuentan con acceso restringido mediante contraseñas cifradas y ciclos automatizados de borrado por almacenamiento. No serán transferidos a terceros, salvo orden de autoridad judicial o administrativa competente.

5. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

La compañía utiliza la infraestructura de software Odoo y servicios de almacenamiento en la nube operados por terceros para custodiar la información. El titular autoriza expresamente que sus datos sean transmitidos a servidores en el exterior que cuentan con los niveles de seguridad técnica exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VE COLOMBIA S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios constitucionales o no exista una obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (HABEAS DATA)

Los titulares podrán presentar sus consultas o reclamos de forma gratuita a través de los canales de atención definidos por la compañía.

• Responsable Técnico de la Custodia y Canales de Atención: El canal oficial y exclusivo dispuesto por VE COLOMBIA S.A.S. para la recepción de consultas, peticiones y reclamos relacionados con Habeas Data es el correo electrónico sistemas@vedelivers.com Este canal será administrado directamente por el Líder del Área de Tecnología de la Información (TI) de la compañía, quien actúa en calidad de custodio técnico de los activos de información, garantizando la seguridad, confidencialidad y el trámite oportuno de las solicitudes dentro de los términos legales establecidos.
• Consultas: Las peticiones sobre el conocimiento de los datos almacenados serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará al titular y se responderá en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (Corrección, Supresión, Revocatoria): Los reclamos se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si el área encargada requiere una extensión por complejidad, informará los motivos al titular y responderá en un máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.

8. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de julio de 2026 y permanecerá vigente de manera indefinida mientras se desarrollen las actividades del objeto social de la empresa.